The Finance Manager

Regnskapsprogrammer har tradisjonelt kostet flesk. Her er et billig system, som artikkelforfatteren går god for. Du må imidlertid leve med engelske menyer og vite forskjell på debet og kredit.

I november 1986 presenterte vi PC Plus Økonomi i Datatid. Totalpris hos forhandler omkring 14.000 kr. Siden den gang har West kommet med et komplett regnskapssystem til kr. 9.950,- (Nett2000).

Jeg har sett COMPACT PLUSS Regnskap/Reskontro annonsert med priser fra 5.300 kr. og Micro80 Regnskap fra 6.000.

Mitt system, The Finance Manager, kommer på US$135 (ca. kr. 1.000) fra Hooper International, P.O. Box 62219, Colorado Springs, CO 80962-2219, USA. Trenger du kun hovedbok-modulen kommer det på US$40,-.

Systemet er engelskspråklig, men bra. Jeg har brukt det siden 1985. Her på Saltrød har vi i dag fire versjoner i bruk: mitt regnskap, konas (billedkunstneren) regnskap, Saltrødbugta Galleri og Tyholmen Galleri.

Jeg kjørte mitt regnskap på Olivetti M24, men bruker nå Toshiba 1100+. Kona bruker Sanyo MBC880. Hennes partner, Lise, en Olivetti M15.

Programmet kan kjøres på IBM PC-kompatible maskiner med svart/hvitt skjerm eller farger (CGA eller Hercules). Du trenger en 80 kolonners skjerm, minst 256K RAM, to diskettstasjoner (eller en diskettstasjon og en harddisk) og MC-DOS 2.0 eller høyere.

Harddisk og 640K RAM anbefales. Det går hurtigere å gå fra modul til modul og lage regnskapsrapporter.

Programmet er lett å bruke. Da Lise begynte, hadde hun hverken regnskaps- eller dataerfaring. Etter noen måneder kjørte hun det hjemme alene.

Systemet hennes startes forøvrig fra en batchrutine, som sørger for automatisk sikkerhetskopiering av regnskapet på en 3.5" diskett. Regnskapsprogrammet er i sin helhet menystyrt.

Oppbygging og funksjoner

The Finance Manager består av flere isolerte moduler: Hovedbok (General Ledger), Utestående Fordringer (Accounts Receivables), Ubetalte Regninger (Accounts Payables) og Økonomiske Hjelpeprogrammer (Financial Utilities).

Du kan kjøpe de modulene du trenger og stoppe der. Vi har kjøpt alt unntatt Financial Utilities.

Modulene er integrert. Bilag registreres bare en gang. Hovedboken (US$40) er hjertet i regnskapssystemet. Her føres finans- og resultatsregnskapet.

Ubetalte Regninger (US$30) gir oversikt over leverandører når de skal ha pengene sine. Det er et viktig element i likviditetsstyringen. Oppsett og funksjon er som for hovedboksmodulen.

Ubetalte Fordringer (US$30) har rom til 2.000 kunder. Den gir løpende oversikt over innkjøp, brukes for å skrive kontoutdrag, beregne morarenter, skaffe oversikt over hvordan en kunde betalte i tidligere perioder (f.eks. for å lage betalingshistorikk på en vanskelig kunde), skrive kundelister eller adresseetiketter og hjelpe til med likviditetsplanlegging.

"Financial Utilities" ($20) brukes for hurtig å utføre kompliserte finansielle beregninger, som f.eks. en avskrivningsplan for aktiva, beregne avdrag på lån før du opptar dem, amortiseringsplaner for lån, nåverdi eller fremtidig verdi med annuiteter.

The Finance Manager kan operere med opptil 2.000 konti og opptil 30.000 transaksjoner pr. år. Det er således et system for mindre bedrifter.

Kontoplanen

Kontiene gis et nummer mellom 1 og 9999. De må nummereres i stigende rekkefølge etter et bestemt system: Først aktiva, deretter, gjeld, kapitalkonti og inntekter, og så til slutt utgifter.

I mitt regnskap har kontiene for aktiva numre fra 1 til 489, gjeld fra 500 til 689, kapitalkonti fra 700 til 789, inntektskonti fra 900 til 1330 og utgifter fra 1900 til 9000. Du velger selv hvilke numre som skal brukes på kontiene.

Totaler og subtotaler i regnskapsrapportene beregnes ut fra kontoplanens nummersystem. Når de siste sifrene i kontonummeret er enten 9 og 99, vet systemet at det dreier seg om en total. I mitt regnskap står konto 2789 for "Total Volkswagen" og konto 2799 for "Totalt biler".

Nummeringsmetoden gjør det enkelt å skreddersy regnskapsrapportenes utseende i forhold til behovet.

Omfattende rapportmuligheter

Du kan få rapporter om driftsresultat (Tap og Vinning), Balanse, om posteringene på en eller en gruppe konti, for en utvalgt måned eller en valgfri gruppe måneder.

Tap og Vinning, Balanse og "The Sources and Uses of Funds"-rapportene kan skrives ut slik at de viser utviklingen over tid. (Månedstallene skrives i kolonner ved siden av hverandre, som på et regneark.) Inntekts- eller kostnadsutvikling i form av stolpediagrammer kan tas ut på skjerm eller skriver.

I Utestående Fordringer-modulen kan du bl.a. få Journal, Aldersfordeling av utestående fordringer, Innbetalingsplan, Kontokurrant (som du kan vedlegge dine rentenotaer), Kundekontoliste og adresseetiketter.

I Ubetalte Regninger-modulen kan du bl.a. få Journal, Betalingsplan, Liste over leverandører, Adresseetiketter for leverandører og Datautskrevne sjekker.

Den 9. august hadde vi styremøte i kunstgalleriene. Til møtet forelå

• Regnskap hittil i år sammenlignet med budsjett, Rapport med nøkkeltall (resultatsbeløp i prosent av omsetning) og avvik i kroner.
• Regnskapet for juli sammenlignet med budsjett.
• En trend-rapport, som viste tallene pr. måned side om side for bedre sammenligning.
• Oversikt over aldersfordelte, utestående fordringer

Underveis i møtet ønsket vi detaljer om et par kunder, som var sene med betalingen. Olivetti M15 sto i naborommet tilkoplet skriver. Et par tastetrykk og detaljer var tilgjengelig for møtet.

Alle rapporter - untatt den grafiske fremstillingen - kan skrives til disk. Dermed blir det enkelt å etterbearbeide dataene i et tekstbehandlingsprogram (f.eks. for innpassing i brev) eller med sikte på overføring til et regneark-program eller en database.

Registrering av data

Den som har litt kjennskap til regnskapsføring på EDB kan nærmest sette seg rett ned ved tastaturet og begynne å bruke det.

Systemet bruker dobbelt bokholderi (debet og kredit) og du kan føre regnskapet fordelt på flere bøker (f.eks. en bok for hver virksomhet). Vet du ikke forskjellen mellom debet og kredit, må du lære det først. Så elementært er dog programmet ikke.

Du trykker på en funksjonstast og er klar til å registrere bilag. Øverst på skjermen står dataene til det bilaget, du førte sist. I midtfeltet står den "registreringsblanketten", du nå skal fylle ut. Nederst kontoplanen i stenografi-format.

Ved hjelp av informasjonene fra forrige bilag og kontoplanen under, går registreringen hurtig. Dataene fra forrige bilag står i registreringsblanketten etter prinsippet "hvis intet annet tastes inn, gjelder dette". Ved å trykke vognretur, blir disse verdiene gjeldende. Eller du kan taste inn nye data.

Ved å trykke + og vognretur i bilagsnummer-rubrikken, økes bilagsnummeret med 1.

Oppretting av feil

Det er enkelt å rette opp feilføring i "Søk- og Erstatt"-modulen. Først må transaksjonen finnes. Du kan søke på alle elementene i registreringsblanketten, enkeltvis eller i kombinasjon. Som oftest vil det være tilstrekkelig å søke på et bilagsnummer.

Du kan søke i kommentarfeltet etter "stringer", dvs. tegnrekker. Står her: "Betaling CompuServe februar $55.05" kan du f.eks. søke på "$55.05" eller "CompuServe".

Er det flere transaksjoner som inneholder søkebegrepet, kan du bla deg frem til det du ønsker. Når det er funnet, kan du slette eller endre posteringen (gjelder også posteringer med flere enn to transaksjoner).

"Utestående Fordringer" og "Ubetalte Regninger" er isolerte statistikkmoduler. Når bilagene for en gitt måned er registrert, vil man normalt overføre (postere) dem til hovedboken. Når dette er gjort, er det ikke lengre mulig å slette eller endre disse transaksjonene. Evt. endringer må da gjøres ved hjelp av korreksjonsbilag.

Tilpassing

Regnskapssystemet har en egen meny for tilpasning av systemet til dine spesielle behov. Her kan man bl.a. bestemme europeisk datosystem (8-10-87 for 8. oktober) og legge inn ESCape koder til skriveren.

For bruk med min Epson FX-80 skriver bruker jeg 72-linjers sidelengde og har satt opp maskinen for både normal og komprimert utskrift (komprimert utskrift f.eks. i forbindelse med trendrapporter). Kona bruker en Panasonic KX1090.

Tidligere brukte jeg Finance Manager uten æ,ø og å. For kort siden begynte jeg å bruke programmet med ABATAST, slik at jeg kunne få bedre beskrivelser i kommentarfeltet. Problemløst. (Programmet protesterer om du forsøker å taste æ,ø eller å inn i de numeriske feltene.)

Svakheter

The Finance Manager har ingen innebygget hjelpetekst, som kan trylles opp på skjermen etter behov. Lagerstyring er visstnok under arbeide, likeså salgsstatistikk. rette de konti som skal til for å fange opp inn- og utgående moms samt å organisere føringen slik at manuelle beregninger i denne forbindelse kan reduseres til et minimum.

Hva ellers?

Dokumentasjonen er på engelsk. Den er imidlertid lettlest med mange eksempler.

På disketten ligger testdata for to fiktive regnskap (HOME og WORK). Du kan bruke dem for å bli mer fortrolig med systemet, før du setter det i full drift.

Her er noen stikkord på tampen:

• Automatisk avslutning av bøkene, f.eks. ved årsslutt.
• 3 subtotal-nivåer
• sortering av transaksjoner pr. dato eller i registrerings rekkefølge (bilagsnummer)
• mulighet for å bruke et finansår som avviker fra kalenderåret.

En forkortet demonstrasjonsversjon av programmet kan downloades fra Saltrød Horror Show (FMDOC.ARC, FM-1.ARC og FM-2.ARC).