PC-en som ide-støvsuger

Få ledere bruker personlige datamaskiner. De synes det er lettere å delegere oppgavene. Når lederne oppdager hva det innebærer å ha en personlig Strategisk Informasjonsmaskin kan dette endre seg.

Informasjon må være ajour for å være til nytte. Forskjellen mellom dagens nyheter og gårsdagens informasjon er kritisk.

For selgeren kan det bety tapte salg. For ingeniøren bruk av teknologi, som ikke lengre er konkurransedyktig.

Misforstå ikke. Gamle nyheter er historie og kan brukes for å finne trends og tendenser. De er nyttig bakgrunn for lederens vurdering av bedriftens strategiske retning.

Viktige teknologiske gjennombrudd registreres i et intenst tempo i mange næringer. Selv den best informerte fagmann har vansker med å følge med.

Mange nyheter kommer aldri på trykk. Noen kommer frem i samtale med forretningsforbindelser. Andre utgis kun elektronisk. Dessuten er stadig flere nyheter tilgjengelig via online informasjonstjenster lenge før de kommer på trykk.

Med en mikromaskin og et modem kan du ha uformelle diskusjoner med fagfolk og ledere i andre deler av verden. Stadig fler har oppdaget at modemet er et strategisk verktøy. Det er mulig at dine konkurrenter allerede har oppdaget det.

Oppgaven er å tappe den eksterne informasjonsressursen mer effektivt enn dine konkurrenter og å bruke det du får tak i. Du bør omvandle din PC til en Personlig Strategisk Informasjonsmaskin.

Forestill deg kraften i en organisasjon full av "strategiske noder", hvor hver nøkkelspiller har en slik strategisk maskin.

Denne oppgaven kan ikke delegeres. Dette gjelder uansett om du arbeider i markedsføring, salg, produktutvikling, produksjon, økonomi og finans eller i prosjektarbeide.

Det gjelder din kraft som "node" i organisasjonen.

Strategien

Flytter du til den andre siden av kloden, trenger du antakelig et nytt sett tidsskrifter, aviser, radio og TV-programmer, klubber, osv. som støtte i arbeidet.

"Å flytte" til online-verdenen medfører noe lignende. Dine gamle informasjonskanaler er fremdeles til nytte, men du må lete gjennom mange tilbud før du finner de som best tilfredsstiller dine behov.

Har du aldri vært online, bør du starte med en god bok om temaet, kjøpe et modem og et kommunikasjonsprogram og sette i gang.

Når du er online, skal du lete etter dette:

• Klubber, fora, elektroniske oppslagstavler og elektroniske konferanser, som er opptatt av dine interesseområder. Her kan du plukke opp rykter og verdifull bakgrunns- og dybdeinformasjon. Du kan møte folk, som bør med i ditt personlige nettverk.
• Spesialiserte nyhetstjenester, som tilfredsstiller dine behov uten å belaste deg med for mye informasjon. Tilbyr tjenesten en "klippe-tjeneste", er dette vel verd å se nærmere på.
• Databaser innen dine interessområder.

Forvent at hver tjeneste har forskjellige kommandoer. La ikke dette hindre deg i å undersøke, vurdere, forkaste og velge.

Du må antakelig besøke mange tjenester for å kunne finne perlene. Sørg for et bredt utvalg før du begynner å forkaste.

Noen tjenester er i utgangspunktet vanskelige å bruke. Gå ut fra at det kan gjøres lettere. Ikke bruk tid på å finne ut hvordan før du vet at tjenesten er noe for deg.

I denne tidsalderen med pakkesvitsjede nett bør du ikke se geografisk avstand som noen hindring. Det SKJER interessante ting i andre deler av verden også. Spesielt er mange Nord-Amerikanske tjenester vel verd besøk. Mine favorittkilder er spredt over tre kontinenter.

Det kan være lurt å starte med de største internasjonale online tjenestene. Det er lettere å finne gode informasjonskilder og nettverks-kontakter på tjenester med en stor brukerbase. CompuServe, i 5000 Arlington Centre, Blvd., POB 20212, Columbus, Ohio 43220, USA, bør være på listen din.

Overvåking eller søking?

"Støvsugingen" bør gjøres regelmessig. Når du har funnet en interessant kilde, bør du sette opp en tidsplan for kontakt.

Din online-strategi bør være "deltakelse" og "overvåking" fremfor "søking etter behov". Søking i databaser kan være viktig, men det er ofte mindre viktig for dem som overvåker sine kilder effektivt.

I begynnelsen vil du kanskje ta imot alt du finner. Etter en stund vil du kjenne terminologien og vite hvor godbitene befinner seg. Nå er tiden inne til å revurdere intervallet mellom dine besøk og detaljnivået i ditt "støvsugeri".

Moderne konferansesystemer er fleksible med hensyn til hvordan åpne diskusjoner kan struktureres. Dette kan lede til livlig, produktiv dialog, men også til noe nær kaos. Hold deg borte fra konferanser og klubber med mange ordrike meldinger som ligger på siden av det du er interessert i.

"Scanning" eller lesing?

Du har ikke tid til å lese alt. Bruk tjenestenes SCAN-kommandoer for å overvåke hvilke temaer som blir diskutert og dukk bare ned i meldinger som ser interessante ut. ("Quick Search" på CompuServe.)

På noen tjenester kan du endre antall linjer med tekst i forbindelse med en "scan", for en bestemt anvendelse av kommandoen eller permanent.

"Scanning" er også nyttig for å oppdage nye diskusjoner eller informasjon som du ellers står i fare for å gå glipp av om du baserer deg på selektiv lesing av det du har oppdaget er nyttig.

Elektroniske informasjonskilder kommer og går. Overvåk annonser, newsletters og nyheter om nye kilder. En mulighet er å abonnere på newsletteret LINK-UP (143 Old Marlton Pike, Medford, NJ 08055-9990, USA).

Ta gjerne en titt i telekommunikasjons-seksjonen på online tjenesten NewsNet, 945 Haverford Road, Bryn Mawr, PA 19010, USA. Her finner du bl.a. "Viewtext", et månedlig newsletter utgitt av Phillips Publishing Inc.

VIEWTEXT rapporterer om "interaktiv telekommunikasjon og dekker videotex og teletext verden over. Det har også dekning av online databaser og optisk lagringsteknologi."

I "The National Directory of Bulletin Board Systems", skrevet av Ric Manning, Meckler Publishing Co., USA, finner du en liste over internasjonale elektroniske oppslagstavler. Slike lister er også tilgjengelig på mange norske BBS systemer.

Din "offline" database

Logg inngående informasjon på disken din. Ikke les mer enn høyst nødvendig mens du er online med tjenesten. Vent med det til etter at du er koplet ned fra tjenesten.

Bygg opp en database på ditt private datasystem. Her lagrer du nyttige utdrag fra mottatt informasjon. Du kan bruke et database management program til oppgaven. Et alternativ er å lagre det i vanlige tekstfiler. Det gjør jeg.

På min MS-DOS harddisk er det underkataloger for alle de vertssystemene jeg besøker regelmessig. Det gjør det lettere å huske hvor forskjellige typer informasjon skal lagres.

Dataene ligger i disse underkatalogene fordelt på filer med navn som viser informasjonstype eller kilde, måned og år. Tekst fra DIX mottatt i august 1989 blir f.eks. lagret i filen C:\DIX\DIXAUG.89.

Spredning av data

Du er nedkoplet fra tjenesten. Det er på tide å beslutte hva du skal gjøre med det som er mottatt. Jeg foreslår følgende:

Les teksten på skjermen. Kan et stykke informasjon få anvendelse i et fremtidig prosjekt, klipp det øyeblikkelig ut og føy det til en passende arbeidsfil. Du kan f.eks. ha en diskkatalog kalt UA (for "under arbeide") til formålet. Det gjør det lettere å finne igjen slik informasjon når du trenger den.

Slik lagrer du også det du ønsker å oppbevare i dine databaser. Har du en IBM PC kompatibel og ønsker å lagre teksten i vanlige filer, bør du ta en titt på følgende shareware verktøy:

Bruk LIST (i LIST64A.ARC) for å spre informasjon fra loggfiler til det endelige bestemmelsesstedet. Bruk LOOKFOR (i LOOKFO32.ARC) for å søke i din private database etter "ORD1 and ORD2 or ORD3" (Booleansk søking), eller FGREP (i FGREP163.ARC) for å lete etter tekststrenger.

Bruk PC-FLIST (i FLIST2.ARC) for å vedlikeholde og bruke flere filer i forskjellige kataloger. Alle disse programmene kan lastes fra min oppslagstavle.

Jeg kan f.eks. taste inn 'LIST C:\DIX\DIX*.89' for å bla gjennom all informasjon er mottatt fra DIX i 1989. LIST har kommandoer for søking etter informasjon i filene. Når de finnes, kan de enkelt skrives ut eller brukes på annen måte.

En dag har du kanskje 10 - 20 megabytes med informasjon i din private database. Når du nå trenger et stykke informasjon, vil det være praktisk å starte her. Søking koster ikke et øre. Det er både hurtigere og lettere enn å søke online.

Finner du ikke det du leter etter, har det likevel vært nyttig:

• Dine søkeord er blitt bedre og du har en bedre følelse for hvor du skal søke online.
• Du kan ha funnet referanser til folk i og utenfor ditt personlige nettverk med passende ekspertise. Du ønsker kanskje å kontakte dem.

Automatikk

Når du mestrer online-ressursen, bør du begynne å tenke på "automatisk nettverksarbeide". Det er den edle kunst å fjerne de tekniske (og tids-ødende) sidene ved online-arbeidet for å få mer tid til å lese, tenke, svare og handle.

På mange tjenester kan du finne programvare som kan hjelpe. På CompuServe i USA er det f.eks. minst fire programmer for brukere av IBM kompatible maskiner. Flere venner bruker TAPCIS (kan lastes ned fra min BBS på +47-41-31378 som TAPCIS.EXE og TAPDOC.EXE).

Andre ønsker å utvikle sine egne systemer. Gjelder dette deg, trenger du et kommunikasjonsprogram med et kraftig skriptspråk. Det kan ta deg år, før du har et system, som er godt nok til å bli brukt ubetjent.

(Jeg bruker ProYam fra Omen Technology, 17505-V Northwest Sauvie Island Road, Portland Oregon 97231, USA. Dette er ikke for deg, om du ikke har programmeringserfaring. Besøk PROYAM-konferansen på min BBS for mere informasjon.)